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Organiser un événement pour promouvoir votre entreprise, ses produits, ou ses services implique :
- une série de démarches spécifiques de planification, d’organisation et de gestion
- la mise en œuvre de compétences en gestion de projet, en communication, et en marketing
- ainsi qu’une attention particulière aux détails.
En tenant compte de ces 3 éléments, voici les 10 étapes à suivre pour réussir votre événement d’entreprise.
Conception de l’événement
Définir le concept de l’événement en alignement avec les objectifs de l’entreprise. Cela comprend la décision sur le type d’événement (conférence, lancement de produit, salon professionnel, atelier, séminaire, etc.), les messages clés à communiquer, et l’expérience souhaitée pour les participants.
Planification et logistique
Élaborer un plan détaillé couvrant tous les aspects logistiques de l’événement, comme le choix du lieu, la date, le budget, la sécurité, la technologie nécessaire, les fournisseurs (traiteurs, décorateurs, techniciens, etc.), et le programme de l’événement.
Gestion des fournisseurs et des prestataires
Sélectionner et coordonner le travail des différents prestataires et fournisseurs nécessaires à la réalisation de l’événement (audiovisuel, restauration, location d’équipement, etc.).
Promotion de l’événement
Utiliser divers canaux (réseaux sociaux, invitations par e-mail, publicité, relations publiques) pour promouvoir l’événement auprès du public cible et assurer une bonne participation.
Inscription et gestion des participants
Mettre en place un système pour gérer les inscriptions, les confirmations de présence, et éventuellement les paiements, tout en offrant un service client pour répondre aux questions des participants.
Contenu et programmation
Développer le contenu de l’événement, y compris les discours, les présentations, et les activités interactives, et planifier l’ordre du jour pour assurer une expérience fluide et engageante pour les participants.
Engagement des participants
Concevoir des moyens pour engager les participants avant, pendant, et après l’événement, par exemple à travers des applications d’événement, des réseaux sociaux, ou des enquêtes de feedback.
Gestion sur site
Coordonner les opérations le jour de l’événement, y compris l’accueil des participants, la gestion du programme, la résolution de tout problème logistique, et le suivi du déroulement de l’événement.
Suivi post-événement
Analyser le succès de l’événement à travers des enquêtes de satisfaction, le nombre de participants, l’engagement sur les réseaux sociaux, et d’autres indicateurs clés de performance (KPIs). Recueillir des feedbacks pour améliorer les futurs événements.
Communication post-événement
Communiquer avec les participants après l’événement pour les remercier de leur présence, partager des contenus clés de l’événement (photos, vidéos, présentations), et maintenir l’intérêt pour les futures initiatives de l’entreprise.
Et enfin
Faire appel à nous, si vous avez besoin d’aide, pour tous vos événements : salons professionnels et expositions, conférences et séminaires lancements de produits, team building, webinaires, petits déjeuners, cocktails, soirées.
